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So geht gründen – DAS ist wichtig!
Buchhaltung? Kein Hexenwerk!
Von der ersten Rechnung und dem Mut zum „Abschicken“
Dorotheas Reise - Teil 5
Willkommen zurück! Im letzten Teil haben wir Dorothea dabei beobachtet, wie sie den Zauber der Automatisierung entdeckt hat: Bankumsätze und Belege fanden wie von Zauberhand zusammen. Sie hat gelernt, dass Privateinlagen kein Hexenwerk sind und dass ein geschäftliches Bankkonto der Schlüssel zur entspannten Buchhaltung ist.
Doch heute ist ein ganz besonderer Tag in Dorotheas Business-Leben. Ihr erster Auftrag ist abgeschlossen, die Kundin ist glücklich – und jetzt möchte Dorothea das tun, worauf sie am meisten hin gefiebert hat: Ihre allererste eigene Rechnung schreiben!
Der Blick zurück: Was noch fehlte
Beim Einrichten von Lexware Office hatte Dorothea das Thema „Rechnung schreiben“ vor lauter Begeisterung für die Belege erst einmal übersprungen. „Das mache ich, wenn es so weit ist“, dachte sie sich. Nun ist es so weit! Gemeinsam mit dem Leitfaden ihrer Buchhaltungs-Coach geht sie die finalen Einstellungen Schritt für Schritt durch.
Schritt 1: Das Fundament – Firmendaten vervollständigen
Zuerst füttert Dorothea die Software mit ihren Stammdaten. Da sie als Kleinunternehmerin startet, ist die Sache mit der Steuer herrlich unkompliziert:
- Firmenname & Adresse: Alles wird korrekt hinterlegt.
- Steuernummer: Wichtig für die Rechtssicherheit.
- Netto/Brutto: Da sie keine Umsatzsteuer ausweist, stellt sie das System so ein, dass keine Steuer berechnet wird.
- Der Kleinunternehmer-Zusatz: Ganz wichtig! Dorothea aktiviert den Hinweistext auf die Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 19 UStG. So weiß ihre Kundin sofort, warum keine 19 % auf der Rechnung auftauchen.
Schritt 2: Das Auge arbeitet mit – Layout & Design
Jetzt wird es kreativ. Dorothea möchte, dass ihre Rechnung genauso professionell aussieht wie ihre Arbeit. In der Belegvorschau passt sie das Layout an:
- Sie lädt ihr Firmenlogo hoch.
- Wählt eine klare Schriftart.
- Prüft in der Vorschau, ob Text und Tabellen ordentlich ausgerichtet sind. „Wow, das sieht richtig nach ‘Business’ aus!“, freut sie sich.
Schritt 3: Damit das Geld den Weg findet – Die Bankverbindung
Damit die Kundin auch weiß, wohin sie überweisen soll, hinterlegt Dorothea ihre Bankverbindung so, dass sie automatisch im Fußbereich der Rechnung erscheint.
Schritt 4: Ordnung in der Nummerierung
Wie war das noch mit der Rechnungsnummer? Einmalig muss sie sein idealerweise fortlaufend. Dorothea entscheidet sich für die klassische, klare Variante: 2026-001. So sieht sie auf den ersten Blick, aus welchem Jahr die Rechnung stammt und wie viele sie schon geschrieben hat.
Schritt 5: Zeit sparen mit System – Artikel & Leistungen
Anstatt jedes Mal „Beratungsstunden“ neu zu tippen, legt Dorothea ihre Leistungen als Vorlage an:
- Ein festes Produkt mit Pauschalpreis.
- Eine Dienstleistung mit ihrem Stundensatz. Ab sofort muss sie bei neuen Rechnungen nur noch die Anzahl der Stunden eintragen – die Software rechnet den Rest.
- Jetzt bekommt Dorothea noch eine Auswahl an Standardsätzen für die Anrede und Zahlungskonditionen. Ein Klick hier, eine Auswahl da – fertig.
- Und dann ist da noch dieses neue Feld: E-Rechnung. Ihre Coach hat ihr erklärt, dass sie als Kleinunternehmerin zwar nicht zur Erstellung verpflichtet ist, es aber für viele Firmenkunden sehr hilfreich ist. Da es in der Software nur ein kleiner Haken ist und keine Zusatzkosten verursacht, entscheidet sich Dorothea bewusst dafür: Häkchen bei E-Rechnung gesetzt!
Der „Magic Moment“: Die erste E-Rechnung
Für die erste Rechnung gibt Dorothea die kompletten Kontaktdaten der ersten Kundin ein und die Software vergibt automatisch eine Kundennummer.
Dorothea trägt die erbrachten Stunden ein, prüft ein letztes Mal die Summe und atmet tief durch. Ein Klick auf „Versenden“ und die Rechnung geht direkt per E-Mail raus.
Abgeschickt!
Ein Lächeln macht sich auf Dorotheas Gesicht breit. Aus der Angst vor dem „Zahlen-Monster“ ist echtes Selbstbewusstsein geworden. Sie ist jetzt nicht mehr nur Gründerin mit einer Vision – sie ist eine Unternehmerin, die ihre Finanzen im Griff hat.
Mal schauen, wie es für Dorothea weitergeht, wenn die erste Zahlung auf ihrem Konto eingeht und wie sie den Überblick über ihre Einnahmen behält.
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21.10.2026
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65183 Wiesbaden
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