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Buchhaltung? Kein Hexenwerk!
Die Verfahrensdokumentation – aus Routine wird Sicherheit
Dorotheas Reise - Teil 10
Willkommen zurück! Im letzten Teil hat Dorothea ihre erste BWA gelesen, den Schreck über die vermeintlichen Reisekosten überstanden und dabei etwas Wichtiges gelernt: Sie weiß inzwischen, wo ihre Zahlen herkommen und wie sie dorthin gelangt sind. Genau das hat sie auf eine Idee gebracht.
Sie zieht den Ordner aus dem Coaching hervor und blättert zu der Präsentation, die sie damals ehrfürchtig weggelegt hatte: Verfahrensdokumentation. Ein Wort wie ein Aktenschrank. „Jetzt”, denkt Dorothea, „jetzt schaue ich mir das genau an.”
Der erste Schreck: Das gilt auch für mich
Dorothea liest die ersten Folien – und stockt kurz.
Die Verfahrensdokumentation ist Bestandteil der GoBD, jener Grundsätze, die sie schon aus Teil 3 kennt. Sie gehen zurück auf ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14.11.2014 und wurden seitdem mehrfach aktualisiert. Und dann steht da der Satz, der sitzt:
Es gibt keine Umsatz- oder Gewinngrenze, ab der die Pflicht erst greift.
Sie gilt für alle Unternehmen, die ihre Buchführung mit EDV erledigen – also auch für Kleinunternehmerinnen und auch für alle, die ihren Gewinn „nur“ mit einer EÜR ermitteln. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine umsatzsteuerliche Vereinfachung. Sonst nichts.
Aber gleich auf der nächsten Folie steht die Entwarnung, in einem Satz ihrer Coachin: Klein heißt nicht befreit – klein heißt kurz. Der Umfang darf sich an Größe und Komplexität des Unternehmens orientieren. Für Dorothea heißt das: ein paar Seiten, die stimmen.
Was da eigentlich dokumentiert wird
Je weiter Dorothea liest, desto mehr entspannt sie sich. Denn es geht nicht um Technik-Kauderwelsch, sondern vorwiegend um eine einzige Frage: Was passiert mit einem Beleg, von Anfang bis Ende?
Der Weg, den die Präsentation den „Lebenszyklus eines Belegs” nennt:
Entstehung oder Empfang → Erfassung → Prüfung → Buchung → Archivierung → Aufbewahrung
Und der Maßstab dafür ist erstaunlich menschlich formuliert: Ein sachverständiger fremder Dritter muss es in angemessener Zeit verstehen und nachprüfen können. Kein Beamtendeutsch nötig. Im Gegenteil.
Üblicherweise gliedert sich das Ganze in vier Bestandteile:
- Allgemeine Beschreibung: Wer ist das Unternehmen, welche Geschäftsvorfälle gibt es, welche Systeme sind im Einsatz?
- Anwenderdokumentation: Wie werden Daten erfasst, geprüft, gebucht und ausgegeben?
- Technische Systemdokumentation: Hard- und Software, Versionen, Schnittstellen.
- Betriebsdokumentation: Zugriffsrechte, Datensicherung, Notfallvorsorge.
„Das kann ich alles beantworten”, stellt Dorothea fest. „Ich mache es ja jeden Monat.”
Und wenn man sie nicht hat?
Kurz überlegt Dorothea, ob sie das Thema nicht doch aufschieben soll. Die Folie zu den Konsequenzen beantwortet die Frage:
Ohne ordnungsmäßige Buchführung verliert diese ihre Vermutung der Richtigkeit (§ 158 AO). Das Finanzamt darf dann schätzen – das kann dann zu einer pauschalen Gewinnerhöhung führen. Im schlimmsten Fall wird die Buchführung insgesamt verworfen. Immerhin: Die Rechtsprechung scheint bisher dahingehend entschieden zu haben, dass „solange Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind, kein schwerwiegender Mangel vorliegt“.
Dorothea unterstreicht sich den Merksatz ihrer Coachin: Das ist kein Freibrief. Besser eine kurze, richtige Verfahrensdokumentation als gar keine.
Dorothea packt die Erstellung ihrer eigenen Verfahrensdokumentation an
Dorothea klappt den Ordner zu und atmet durch. Das Warum ist jetzt klar. Aber das Wie? Ein leeres Dokument, und darauf soll sie ihre Abläufe so beschreiben, dass eine fremde Person sie versteht? Kurz schaut das Zahlen-Monster wieder um die Ecke.
Dann fällt ihr etwas ein. Ihre Coachin hatte ihr angeboten, sie genau bei dieser Aufgabe zu begleiten – mit einem Fragebogen, der alle Themen der Verfahrensdokumentation abdeckt. Dorothea zögert nicht lange und schreibt ihr: „Ich bin so weit. Ich nehme Dein Angebot an.“
Der Weg dorthin hat vier Schritte:
- Fragebogen: Dorothea füllt ihn aus und schickt ihn zurück.
- Version 1: Die Coachin erstellt den ersten Entwurf – mit markierten Stellen für noch fehlende individuelle Angaben.
- Version 2: Dorothea ergänzt die markierten Stellen und schickt die Datei zur Kontrolle.
- Zoom-Termin: Gemeinsam klären die beiden alle offenen Fragen, danach erstellt Dorothea ihre finale Version.
Frage für Frage statt leerer Seite
Kurz darauf liegt der Fragebogen in ihrem Postfach. Er ist umfangreich, aber er fühlt sich ganz anders an als befürchtet: Dorothea muss nicht selbst überlegen, was in eine Verfahrensdokumentation gehört und wie sie das strukturiert. Sie muss nur antworten. Punkt für Punkt.
Bei manchen Fragen muss sie kurz nachdenken, bei den meisten nicht. „Das ist ja einfach“, murmelt sie. „Ich mache das alles schon – ich habe es nur noch nie aufgeschrieben.“ Zu Feierabend ist der Fragebogen ausgefüllt und auf dem Weg zurück zu ihrer Coachin.
Version 1, bunt markiert – und Version 2
Etwa eine Woche später kommt Version 1 ihrer Verfahrensdokumentation. Dorothea öffnet die Datei und staunt. Da stehen ihre Abläufe, sauber gegliedert: allgemeine Beschreibung, Anwender-, System- und Betriebsdokumentation. Ihr Belegweg vom Eingang bis zur Aufbewahrung. Ihre Regeln für das Abfotografieren der Kassenbons usw..
Und dazwischen: wenige farbig markierte Stellen. Hier fehlen noch Angaben, die nur Dorothea selbst kennt.
Was ihr dabei besonders gefällt: Das ist keine fremde Vorlage aus dem Internet, die irgendwie passend gemacht werden muss. Hier steht, was sie in der Praxis tatsächlich tut. Und genau darauf kommt es an.
Sie arbeitet sich durch die Markierungen, speichert die Datei schließlich als Version 2 ab und schickt sie ihrer Coachin zur Kontrolle.
Der Feinschliff im Zoom-Termin
Ihre Coachin geht Version 2 in Ruhe durch. Ein paar Kleinigkeiten sind noch nicht ganz rund – In einem Zoom-Termin von etwa einer halben Stunde klären die beiden die letzten offenen Fragen. Danach setzt sich Dorothea hin, arbeitet die Änderungen ein und erstellt ihre Endfassung. Datum drauf, Unterschrift drunter, und ein Termin im Kalender für die jährliche Überprüfung. Denn wechselt sie irgendwann die Software oder ändert ihren Belegweg, muss die Dokumentation in eine neue Fassung gebracht werden – die früheren Fassungen bleiben aufbewahrt.
„Perfekt!“, sagt Dorothea und lehnt sich zurück.
Aus der Pflicht wird ein Werkzeug
Am Abend liest sie ihre fertige Verfahrensdokumentation noch einmal durch. Keine Doktorarbeit. Aber ihre Abläufe, korrekt beschrieben, verständlich für jemanden, der sie nicht kennt.
Und dabei fällt ihr auf, dass der eigentliche Gewinn gar nicht das Finanzamt ist. Würde sie krank – jemand anderes könnte ihre Buchhaltung übernehmen, weil alles aufgeschrieben ist. Ihre Steuerberaterin muss nicht mehr nachfragen, wie die Belege ins System kommen. Und wenn sie irgendwann Aufgaben abgibt oder die Software wechselt, hat sie eine Grundlage.
Aus der Pflicht ist ein Werkzeug geworden. Genau wie damals bei der Buchhaltung selbst.
Dorothea schaut auf den Kalender. Das Jahr neigt sich dem Ende zu, und da wartet noch etwas: der Jahresabschluss und ihre erste eigene EÜR. Wie sich das anfühlt, wenn aus zwölf Monaten Buchungen eine einzige Zahl wird, das erfährst Du im nächsten Teil unserer Reihe: Buchhaltung für Gründerinnen – Wie Zahlen zum Spaß-Faktor werden.
Heike Fohrmann – www.hfohrmann.de – www.jahreskreis-der-buchhaltung.de
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