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So geht gründen – DAS ist wichtig!
Buchhaltung? Kein Hexenwerk!
Der blinde Fleck in der Buchhaltung
Dorotheas Reise - Teil 8
In Teil 7 hat Dorothea ihre ersten Anschaffungen gebucht – Schreibtisch, Stuhl, Webcam, Mikrofon und Drucker. Sie hat gelernt, was GWG bedeutet, wie die 250-€- und 800-€-Netto-Grenzen funktionieren und warum manche Wirtschaftsgüter sofort als Aufwand gebucht werden, obwohl sie als Anlagevermögen erfasst sind. Am Ende stand die Erkenntnis: Das Notebook wartet noch. Aber jetzt wartet erst einmal etwas anderes.
Halbzeit – und ein ungutes Gefühl
Das erste Halbjahr ist vorbei. Dorothea lehnt sich in ihrem neuen Schreibtischstuhl zurück – ja, hier sitzt sie richtig gut – und öffnet Lexware Office. Sie möchte sich einen Überblick verschaffen. Wie läuft das Geschäft eigentlich wirklich? Reicht es zum Leben? Und was darf sie sich für das zweite Halbjahr noch leisten?
Eine Hochrechnung, denkt sie. Ich will wissen, wo ich Ende Dezember stehen werde, wenn alles so weiterläuft wie bisher. Sie klickt sich durch die Software – und stockt.
Die Einnahmen sind da. Die Ausgaben für Software, Büromaterial, die GWGs. Aber irgendetwas fehlt. Dorothea runzelt die Stirn. Sie arbeitet jeden Tag in diesem Zimmer. Stundenlang. Und in ihrer Buchhaltung tauchen die Kosten dafür mit keiner einzigen Zeile auf. „Raumkosten. Ich habe keine Raumkosten eingebucht.“ Sagt sie laut vor sich hin.
Zum Glück ist die Wohnung gemietet
Dorothea erinnert sich an einen Satz ihrer Coachin aus dem Gründungscoaching: „Wenn du in einer Eigentumswohnung oder einem eigenen Haus arbeitest, wird das steuerlich schnell komplex. Da solltest du Dich frühzeitig steuerlich beraten lassen.“
Sie atmet kurz auf. Zum Glück ist ihre Wohnung gemietet. Das macht die Sache deutlich unkomplizierter – sie kann die anteiligen Mietkosten als Betriebsausgaben geltend machen. Sie zieht also den Ordner mit ihren Unterlagen aus dem Gründungscoaching hervor und schlägt das Kapitel „Häusliches Arbeitszimmer“ auf.
Was das Finanzamt dazu sagt
Dorothea liest sich die Regelungen durch – und stellt fest: So kompliziert ist es gar nicht, wenn man die Grundvoraussetzungen kennt.
Die Grundvoraussetzung: ein echter, abgetrennter Raum. Das Arbeitszimmer muss ein von vier Wänden umgebener, von den Privaträumen getrennter Raum sein, der zu mehr als 90 % beruflich genutzt wird. Kein Schreibtisch in der Schlafzimmerecke, kein Couchtisch im Wohnzimmer – das zählt nicht.
Dorotheas Situation: Sie hat ein eigenes Zimmer, das ausschließlich als Büro eingerichtet ist. Check ✓
Wann sind die Kosten abziehbar?
Selbständige können die Kosten für ihr häusliches Arbeitszimmer vollständig als Betriebsausgaben geltend machen, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt.
Ob das Arbeitszimmer den Tätigkeitsmittelpunkt bildet, bestimmt sich nach dem inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunkt der Tätigkeit – also danach, wo die wesentlichen und prägenden Handlungen der Berufsausübung tatsächlich stattfinden. Dorothea bereitet dort ihre Coachings vor, führt Online-Sessions durch, sitzt an ihrer Buchhaltung und Planung – kurzum: Alles, was ihre Arbeit ausmacht, passiert in diesem Zimmer. Das Finanzamt würde dem wohl zustimmen.
Das Wahlrecht ab 2023: Pauschale oder tatsächliche Kosten
Seit dem Veranlagungszeitraum 2023 hat Dorothea die Wahl:
- Jahrespauschale von 1.260 € – einfach, ohne Belege, ohne Berechnung
- Tatsächliche anteilige Kosten – aufwendiger, aber möglicherweise höher
Das Schöne: Sie muss sich jetzt noch nicht entscheiden. Das Wahlrecht kann bis zur Unanfechtbarkeit des Einkommensteuerbescheids ausgeübt werden – also sogar noch nach Bescheiderlass, wenn ein fristgemäßer Einspruch eingelegt wird. Wer im Laufe des Jahres noch nicht weiß, was sich mehr lohnt, darf damit warten.
„Das nimmt Druck“, denkt Dorothea. Aber für meine monatlichen Auswertungen möchte ich jetzt schon mit den echten Zahlen arbeiten.
Sie zieht ihren Mietvertrag und die letzten Nebenkostenabrechnungen hervor und rechnet:
Dorothea schaut auf den Kalender. Sie ist seit Januar selbständig – das sind sechs Monate, die bisher keine Raumkosten enthalten. Sie bucht jetzt für jeden einzelnen Monat nachträglich 210,60 € als Raumkosten ein. In ihrer Buchhaltungssoftware nutzt sie dafür das Konto 4210 (Raumkosten).
Sechs Buchungen später ist sie soweit, ihre Auswertungen zu generieren und eine Hochrechnung zum Jahresende zu erstellen. Gut, dass ich das jetzt gemacht habe, denkt Dorothea, während sie sich Notizen für den Rest des Jahres macht. Ab sofort buche ich das jeden Monat direkt mit.
Was fehlt noch für eine vollständige Auswertung?
Dorothea lehnt sich zurück und überlegt. Die Raumkosten sind jetzt drin. Aber da war noch etwas – die Anschaffungen aus Teil 7. Die Sofortabschreibungen auf Webcam, Mikrofon und Co. Hat sie die schon alle korrekt erfasst? Und sind die GWG-Buchungen in der Auswertung tatsächlich so sichtbar, wie sie sein sollten?
In Teil 9 werde ich zum ersten Mal eine richtige Auswertung generieren, nimmt sie sich vor. Ich will verstehen, was mir meine Buchhaltungssoftware da eigentlich zeigt – und ob meine Zahlen wirklich stimmen. Der Endspurt zum Jahresende hat begonnen.
Heike Fohrmann – www.hfohrmann.de – www.jahreskreis-der-buchhaltung.de
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65183 Wiesbaden
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